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202311/18

活用しない資料を見直す

会議の資料作りに2時間も3時間もかけている人がいます。
人によっては、半日とか1日かけて作っています。
時間をかけて一所懸命に作った資料が会議で活用されているかといえば、報告したときに皆がチラッと見るぐらいで活用されることは大変少ないのが現状でしょう。
報告のための資料は、報告が終われば後で活用されることは少なく、使い捨ての資料になります。
その使い捨てのための資料に多くの時間を費やするのはムダです。
ですから、資料を作るときは目的を確認し、会議の資料のように報告のための資料であればA4で1枚ぐらいにまとめ、短時間でできるようにすることです。
また、「何かあった時に…」といった資料は即刻廃止しましょう。
人数が少なくなり忙しい職場で、活用しない資料作りをさせることはやめるべきでしょう。

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